La fiche de paie dématérialisée
La dématérialisation des bulletins de paie permet aux salariés d'accéder rapidement et facilement à leurs documents. Si vous êtes employeur et souhaitez mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie dans votre entreprise, mais que vous avez des questions sur la mise en œuvre, la réglementation et les avantages.
Qu'est-ce qu'un bulletin de paie dématérialisé ?
Un bulletin de paie est un document obligatoire que vous devez remettre à vos salariés chaque mois ou selon la périodicité de la paie dans votre entreprise. Depuis 2018, il est nécessaire d'émettre un bulletin de salaire simplifié. Le bulletin de paie dématérialisé, également appelé bulletin de paie électronique, répond aux mêmes critères et fonctionnalités que le bulletin de paie papier, mais sous forme numérique.
Quelle est la réglementation pour la dématérialisation d’un bulletin de paie ?
Depuis 2016, l'accord du salarié est présumé pour recevoir sa fiche de paie de manière dématérialisée, et il n'est plus nécessaire de solliciter son accord préalable. Le salarié doit manifester son opposition s’il refuse la dématérialisation.
Toutefois, l'employeur doit informer le salarié de son droit de s'opposer à la dématérialisation du bulletin de paie, soit un mois avant la première émission, soit au moment de l'embauche. Le salarié peut exprimer son opposition à tout moment, avant ou après la première émission du bulletin de paie électronique.
Disponibilité du bulletin de paie dématérialisé
L'employeur doit garantir la disponibilité de la fiche de paie en ligne pendant une durée de 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié atteigne l'âge de 76 ans. En vertu du RGPD, les bulletins de paie doivent être conservés pendant 50 ans, mais seulement 5 ans au sein des locaux de l’entreprise. Au-delà de ces 5 ans, les bulletins n’ont pas à être directement accessibles par l’entreprise mais ne doivent pas être effacés.
Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé ?
Avantages pour les salariés
- Consultation libre : Accès à tout moment aux bulletins de paie dématérialisés, téléchargement facile.
- Autonomie : Les salariés peuvent accéder directement à leurs bulletins sans solliciter l’employeur.
- Sécurité : Impossible de perdre les bulletins de paie, qui peuvent être téléchargés à volonté.
Avantages pour l’employeur
- Facilité : Transmission simplifiée des fiches de paie, possibilité d’envoi par mail en respectant les règles de sécurité.
- Sérénité : Réduction des erreurs grâce à l’utilisation de logiciels prenant en compte les nouvelles législations.
- Gain de temps : Création et envoi des fiches de paie plus rapides, permettant aux équipes de se concentrer sur d’autres tâches.
- Réduction des coûts : Diminution des frais de timbre, papier et impression.
- Réduction de l’empreinte écologique : Moins de consommation de papier.
