Calculer une fiche de paie en ligne ?
La fiche de paie constitue un document obligatoire que l'employeur doit remettre à son salarié chaque mois, ou à une fréquence régulière en fonction du cycle de paie. Depuis 2018, il est impératif pour l'employeur de produire un bulletin de salaire simplifié, présentant un visuel plus épuré afin de faciliter la compréhension des salariés.
La fiche de paie en ligne présente les mêmes fonctionnalités que sa version papier. Fondamentalement, il s'agit simplement d'une forme électronique du traditionnel bulletin de paie imprimé.
Quelle est la réglementation concernant la fiche de paie en ligne ? Bien que la possibilité d'utiliser le bulletin de salaire en ligne existe depuis 2009, il a longtemps été nécessaire d'obtenir l'accord préalable du salarié pour opter pour ce mode de transmission. Cela représentait une contrainte majeure.
Depuis 2016, les conditions de délivrance de la fiche de paie se sont assouplies. En effet, l'accord du salarié est désormais présumé. Ainsi, tant qu'un salarié n'exprime pas son refus de recevoir son bulletin de paie en ligne, il est supposé avoir accepté cette modalité de transmission.
Pourquoi opter pour une fiche de paie en ligne ?
La fiche de paie représente un élément crucial dans la relation entre un employeur et ses salariés, se positionnant juste après le contrat de travail. Compte tenu des nombreuses mentions obligatoires sur un bulletin de paie, cet exercice requiert une attention particulière et ne doit pas être négligé.
L'établissement d'une fiche de paie implique la réalisation de divers calculs, notamment au niveau des cotisations, afin de passer du salaire brut au salaire net. Ces opérations exigent une vigilance constante.
La création d'un bulletin de paie en ligne offre une solution à ces défis. Les avantages de cette approche pour l'employeur sont multiples :
- Gain de temps : En déléguant cette tâche chronophage à un site de fiches de paie en ligne ou à un logiciel de paie actualisé sur le plan juridique, vos équipes peuvent se concentrer sur des projets à forte valeur ajoutée tels que le recrutement ou la gestion du personnel.
- Sérénité : En confiant la création des bulletins de paie en ligne à un prestataire fiable, vous réduisez le risque d'erreurs, car le respect automatique de la législation en vigueur est assuré.
- Économies financières : La dématérialisation supprime les coûts liés à l'impression et à l'envoi postal des fiches de paie. De plus, elle permet des économies sur les frais de stockage et d'archivage.
Comment obtenir les bulletins de salaire après la cessation d'activité du prestataire ?
Les démarches et conditions pour obtenir les relevés de salaire en ligne sont simples : les employés doivent être informés au moins 3 mois avant la fermeture du service afin de pouvoir accéder aux bulletins de paie archivés.
Ils doivent être en mesure de récupérer l'ensemble de leurs bulletins de salaire sous forme électronique avec la dématérialisation de la fiche de paie, conformément aux dispositions du Code du travail, sans nécessiter de manipulations complexes ou répétitives, et dans un format électronique structuré et largement utilisé.
Pendant combien de temps faut-il conserver les fiches de paie ?
Les employeurs doivent conserver les fiches de paie en ligne, tout comme les versions papier, soit pendant une période de 50 ans, soit jusqu'à ce que le salarié atteigne l'âge de 76 ans.
Il est important de noter que le deuxième critère est susceptible de changer, car il est basé sur l'âge de départ à la retraite le plus tardif, actuellement fixé à 70 ans en février 2024, avec une possibilité d'ajouter 6 années. Ainsi, si l'âge de départ à la retraite est modifié, le deuxième critère de conservation évoluera également.
